Ocho pasos, de la primera reunión con el cliente hasta las facturas. Desliza para ver el proceso en tres actos: cómo funciona hoy, cómo se reimagina con IA —no solo automatizar, sino cambiar el proceso—, y cómo es el MVP.
Un proyecto nace cuando el cliente y GTI se sientan a definir qué se necesita. Todavía no hay precios — solo el alcance. Desde aquí arrancan los ocho pasos, y hoy cada uno se maneja a mano.
GTI manda correos a varios subcontratistas pidiendo precio. Ellos responden — a distintos correos, con distintos precios y formatos, y casi nunca cuadran entre sí. Hoy alguien tiene que juntarlas de varios buzones y compararlas a mano, PDF por PDF.
Respuestas dispersas · sin match exactoCompara las respuestas y escoge por precio y calidad. Recién con los subcontratistas elegidos, GTI conoce su costo estimado del proyecto.
Costo · estimadoSobre el costo de los subcontratistas elegidos, GTI suma su margen y arma la propuesta. Es el ingreso estimado: lo que espera cobrar si el cliente acepta.
Ingreso estimado + margenEl cliente acepta y emite su PO a GTI. Luego GTI emite sus POs a los subcontratistas elegidos. Ahí el ingreso y el costo dejan de ser estimaciones: quedan comprometidos.
GTI le factura al cliente, y los subcontratistas le facturan a GTI. Todo el recorrido —de los correos a los POs a las facturas— vive suelto entre buzones y Excel, y solo se junta a mano, tarde. Ese es el problema: no hay un lugar donde el proyecto se vea completo y al día.
Todo suelto · reconstruido a manoEl cambio no es ponerle «IA» a cada paso: es reimaginar el proceso para que el sistema origine los documentos, no que solo capture el desorden. La pieza central es una base de subcontratistas —por especialidad, contacto e historial de precio y calidad—. Se arma una vez con tu lista actual, y el sistema la consulta en cada proyecto para saber a quién pedirle qué.
La columna vertebralEl sistema toma el alcance, lo separa en partidas, y por cada una busca en la base los subcontratistas que la hacen. Arma un correo de RFQ por sub con exactamente lo que debe cotizar, le pega un ID de proyecto, y lo envía desde un solo buzón — todo queda registrado. Deja de ser «alguien manda correos sueltos».
De reactivo a proactivoComo salieron con ID, cada respuesta vuelve atada a su proyecto — se acaba lo de rastrear correos. La IA lee el PDF venga como venga, saca el precio de cada partida y arma la tabla lado a lado, con el historial del sub al costado. GTI elige por precio y calidad; Gretchen aprueba lo dudoso.
Tabla comparable · decisión humanaCon el sub elegido, el sistema llena tu plantilla de propuesta con sus costos y tu margen — lista para revisar y enviar. Y cuando el cliente acepta, genera los POs a los subcontratistas copiando sus cotizaciones. Tú solo apruebas y firmas; nada se manda solo.
Propuesta y POs · listos para aprobarEl MVP ya reimagina desde el paso 2: base de proveedores, generar y enviar los RFQ, recibir y comparar, y los borradores de propuesta y POs — más la base por proyecto y un tablero por proyecto. QuickBooks queda fuera del MVP: la caja real es cosa de producción.
Reimaginar, no solo digitalizarConfirmamos unas pocas cosas — la lista de subcontratistas y sus datos para la base, muestras reales de cotizaciones, los términos de pago típicos y el flujo de Gretchen — y ponemos el MVP a funcionar con uno o dos proyectos reales. Desde ahí se crece a producción.
Fase 1 con proyectos realesEl resultado de todo el proceso: cada proyecto y su caja mes a mes, en un solo lugar. Haz clic en un proyecto para hacer doble clic en el detalle — de dónde sale cada número.
Ejemplo ilustrativo — proyectos y números ficticios, solo para mostrar la forma del tablero.
De una reunión a la caja: hoy, ocho pasos a mano entre correos y Excel; con IA, un sistema que origina los documentos desde una base de proveedores y deja cada proyecto en un solo tablero; y un MVP para empezar por lo esencial.