Ocho pasos, de la primera reunión con el cliente hasta las facturas. Desliza para ver el proceso en tres actos: cómo funciona hoy, cómo se reimagina con IA, y cómo empezaríamos con el producto mínimo viable (MVP).
Un proyecto nace cuando el cliente y GTI se sientan a definir qué se necesita. Todavía no hay precios, solo el alcance. Desde aquí arrancan los ocho pasos, y hoy cada uno se maneja a mano.
GTI manda correos a varios subcontratistas pidiendo precio. Ellos responden a distintos correos, con distintos precios y formatos, y casi nunca cuadran entre sí. Hoy alguien tiene que juntarlas de varios buzones y compararlas a mano, PDF por PDF.
Respuestas dispersas · sin match exactoCompara las respuestas y escoge por precio y calidad. Con los subcontratistas elegidos, GTI conoce su costo estimado del proyecto.
Costo · estimadoSobre el costo de los subcontratistas elegidos, GTI suma su margen y arma la propuesta.
Ingreso estimado + margenEl cliente acepta y emite su PO a GTI. Luego GTI emite sus POs a los subcontratistas elegidos. Ahí el ingreso y el costo dejan de ser estimaciones: quedan comprometidos.
GTI le factura al cliente, y los subcontratistas le facturan a GTI. Hoy esto vive en QuickBooks. La oportunidad es tener una sola visión del flujo de caja de toda la compañía, proyecto por proyecto.
El cambio no es ponerle «IA» a cada paso: es reimaginar el proceso para que la IA origine los documentos, no que solo capture el desorden. La pieza central es una base de subcontratistas con su especialidad, contacto e historial de precio y calidad. Se arma una vez con tu lista actual, y la IA la consulta en cada proyecto para saber a quién pedirle qué.
La columna vertebralLa IA toma el alcance, lo separa en partidas, y por cada una busca los subcontratistas en la base. Arma un correo de cotización por subcontratista con lo que debe cotizar, le pega un ID de proyecto, y lo envía automáticamente desde un solo buzón. Deja de ser «alguien manda correos sueltos».
De reactivo a proactivoComo salieron con ID, cada respuesta vuelve atada a su proyecto y se acaba lo de rastrear correos. La IA lee el PDF venga como venga, saca el precio de cada partida y arma la tabla comparable, con el historial del subcontratista al costado. GTI elige por precio y calidad; una persona aprueba lo dudoso.
Tabla comparable · decisión humanaCon el subcontratista elegido, la IA llena tu plantilla de propuesta con sus costos y tu margen, lista para revisar y enviar. Y cuando el cliente acepta, la IA genera los POs a los subcontratistas copiando sus cotizaciones. Tú solo apruebas y firmas; nada se manda solo.
Propuesta y POs · listos para aprobarAutomatizamos todo el proceso, pero para el MVP nos enfocamos en la parte más financiera: los compromisos (POs) y las cuentas por pagar y por cobrar (los pasos 6 a 8), que es donde vive el flujo de caja. Empezamos con un solo proyecto.
Foco en el flujo de cajaComo el foco es financiero, necesitamos muestras de los POs del cliente y a los subcontratistas, las facturas y los cobros, y los términos de pago típicos. Con eso la IA se calibra y el tablero de flujo de caja arranca con un solo proyecto.
El resultado de todo el proceso: cada proyecto y su caja mes a mes, en un solo lugar. Haz clic en un proyecto para hacer doble clic en el detalle y ver de dónde sale cada número.
Ejemplo ilustrativo. Proyectos y números ficticios, solo para mostrar la forma del tablero.
La IA pide las cotizaciones a los proveedores, arma la propuesta y los POs, y estima el flujo de caja de cada proyecto mes a mes. Menos trabajo manual, y la caja siempre visible.